Organizar un evento presencial puede parecer algo muy complicado si queremos que funcione y no se quede en una mera reunión de ponentes y asistentes. Hay que elegir los speakers adecuados, el lugar, el catering, buscar patrocinadores, crear los elementos publicitarios para promocionarlo (gracias que hay empresas como www.helloprint.es que ayudan en esta tarea), montar una estrategia de marketing, etc…

Aunque puedan parecer demasiados puntos a tener en cuenta, si logras que todo encaje y se conecte entre si, tu negocio y el de las personas que participan en la reunión presencial de emprendedores, pueden crecer de forma exponencial.

Llevo casi 6 años en mundo del emprendimiento online donde me siento súper cómoda pero creo que ha llegado la hora de salir de mi zona de confort. Me encanta asistir a eventos offline ya que sueles salir con un chute extra de energía y motivación. De momento solo he acudido como oyente pero este año participaré de una forma más activa y hasta puede que para el año que bien me lancé a organizar el mío propio (con alguna ayudita, por su puesto).

En este post quiero hablarte mi experiencia como participante. Para ayudarte a elegir a qué eventos asistir y si estás en el punto de organizar el tuyo propio, he recurrido a dos compañeras con amplia experiencia en montar reuniones presenciales que nos develaran sus secretos.

Cómo elegir el evento adecuado para hacer crecer tu negocio

Primero me gustaría que seas consciente de lo que puede llegar a aportar un evento a tu negocio ya sea como organizador o asistente.

  • Encontrar nuevos clientes en el mundo offline : Debemos abrir nuestro campo de acción y no quedarnos en la comodidad, por lo menos para mí, del mundo online. No olvides que no todo el mundo está tan activo como tí en la red y muchos prefieren establecer conexiones y transaciones con un cara a cara previo.
  • Buscar colaboraciones y conexiones: En cada evento suele haber un tiempo dedicado al networking donde podemos aprovechar para conocer nuevos proyectos además de presentar el nuestro. Créeme que crear una red de asociaciones inteligentes y dejar al lado la palabra competencia, te ayudará a crecer sin tabues.
  • Te ayuda a posicionarte y a ganar autoridad: Este punto es crucial para los que participan activamente en el evento, sean los organizadores o ponentes. Compartir tus conocimientos, experiencia e historia con el que puede ser tu público objetivo, te otorga la «etiqueta de especialista o experto en….». Y eso no tiene precio.
  • Aprendizaje: Dentro de un mundo online que está continuamente cambiando y evolucionando, el estar actualizado en materias, herramientas y técnicas referentes a tu negocio es algo necesario para no quedarse obsoleto en tu nicho. Piensa que el conocimiento que adquieras en los eventos que vayas, repercutirá en mejorar tanto tu negocio como el de tus clientes.

Mi compañera Rub Díaz, especialista en reinvención en el extrajero y creadora del Evento ‘Emigrar y Emprender, es posible‘, corrabora todos los puntos anteriores y además añade: « Los Eventos presenciales están llenos de experiencias, aquí juega un papel importante el Marketing Experiencial/Emocional, conectas con personas cuando eres asistente y hay más beneficios que contras.
Asimismo puedes
grabar las ponencias y ese contenido ponerle un coste como fue el caso de Emigrar y Emprender «.

Evento Emigrar y Emprender – 2019 en Barcelona

Ahora toca la parte que yo considero más complicada: ¿cómo filtrar y elegir dónde debes estar y dónde no te conviene tanto?. Aunque hay varios criterios a tener en cuenta, yo te cuento los míos:

  1. Los ponentes y en general. el esquema y objetivo del evento: Lo primero que miro es el plannig del evento, ponencias, descansos, actividades, networking, etc. Pero sobre todo, debes conectar con el objetivo para que el que ha sido creado el evento y si tu eres el asistente óptimo para él. Yo he tenido alguna que otra desilusión al asistir a eventos que estaban más enfocados a personas que todavía no tienen un negocio montado por lo tanto las ponencias me sirvieron de bien poco.
  2. Tema logística: Aquí incluyo los desplazamientos necesarios y si es compatible con mi trabajo y familia.
  3. Inversión: Debes tener en cuenta si el coste de la entrada y demás gastos, aparte de que puedas asumirlo en ese momento, tenga un impacto directamente proporcional en la mejorar o crecimiento de tu emprendimiento. Sobre todo si tu presupuesto es reducido , debes filtar muy bien a dónde ir y dónde no.
  4. Mis objetivos: Lógicamente antes de decidir nada, tengo que tener claro mi objetivo al asistir a determinado evento y si mi objetivo conecta con el objetivo y contenido del propio evento.
  5. Cuestión emocional: A veces la motiviación más importante que tenemos al comprar la entrada de un evento, es conocer o desvirtualizar a amigas del mundo online o personas a las que seguimos, admiramos y queremos aprender de ellas. Y te digo más, muchas veces este deseo de pasar del conocimiento online al offline, sea más que suficiente para la inversión y deja en un segundo plano lo demás.

Claves para hacer que tu evento presencial sea un éxito

Pasamos al nivel de organizadora de tu propio evento. Aquí ya el asunto adquiere dimensiones más grandes tanto en tema de organización como de inversión y rentabilidad. Cómo es en un tema donde todavía no tengo experiencia, he pedido a 2 amigas ( ya presente a Rub un poquito más arriba), clientas y compañeras con experiencia en este campo, que nos muestren qué debemos tener en cuenta a la hora de montar nuestro evento presencial.

Doy fe que Emigrar y Emprender cumplió mis expectativas

¿Cuánto cuesta montar un evento que funcione?

Llegó la hora de hacer números y Rub nos da un consejo súper práctico a la vez que necesario: «A la hora de organizar un Evento lo qué cuesta es la financiación sin duda alguna. El dinero forma parte fundamental para la realización de eventos, ferias, workshops, congresos de cualquier índole. Se debe tener en cuenta los gastos completos para que se pueda efectuar dicho evento, así que preparar esa hoja de Excel para anotar la salida del dinero y también la entrada de dinero es un SI O SI en tu lista.

Por ponerte un ejemplo de donde recibir cantidades de dinero, serían los patrocinadores, colaboradores (serían intercambio de servicios) y si el evento es pago, evidentemente tendrás dinero con la venta de las entradas«.

Para contabilizar los gastos también tenemos que tener en cuenta la magnitud del mismo y demás costos colaterales. Verónica Sosa, speaker internacional y fundadora de SHE (el evento más importante de Europa central para emprendedoras hispanas) nos da su punto de vista: «No son solo los gastos de la sala, speakers, materiales, plan de marketing, etc..sino el tiempo que inviertas y los conocimientos que proporcione tu evento. Porque lo que tiene que tener un evento es el valor que le estás dando a la gente, el porqué lo estás haciendo. Todo es un conjunto; el hacer un evento no es hacer cualquier cosa».

Evento SHE 2018 en Amsterdam

Errores que debes evitar en tu evento

Verónica que ya es la quinta vez que organiza su propio evento internacional, nos comenta que «más que errores o cosas a evitar, me fijo en cada evento en qué puedo mejorar o añadir para la siguiente edición». Pero lo que si es cierto que «hay que cuidar mucho a quién eliges como ponente y el tema que tratará además de la energía que aporte para que no deje dormido a los asistentes. A veces puedes dejarte llevar e invitar a amigas que no llegan a cumplir las expectativas«

«Si es interesante dar la oportunidad, como hace SHE, a muchas que no tienen experiencia para estar junto a otras que si que tienen. No es que te vas a montar en el escenario sin prepararte, tenemos que prepararte para que te sientas segura y puedas brillar desde lo que sabes y desde tu experiencia», termina consejándonos Verónica.

Después de mi buena experiencia en el evento de Rub, este año voy camino a SHE. Ya tengo mi billete de avión y hotel en Bélgica para el 12 de octubre donde cumpliré algunos de los objetivos que te he contado más arriba. Además esta vez participaré de una manera más activa formando parte de un panel de emprendedoras donde compartiremos con los asistentes nuestros proyectos y experiencias empresariales.

No te voy a negar que no esté nerviosa pero también muy ilusionada con el paso que daré en octubre. Ahora mismo estoy con los preparativos y estrategía previa diseñando mis flyers promocionales para repartir en la reunión gracias a helloprint.es (prometo que cuando los tenga en casa añadiré fotos a este post y los mostraré en redes).

Desde mi experiencia te aseguro que hay un antes y un después tras un buen evento. Así que si te animas, me encantaría conocerte en SHE, Emigrar y Emprender o en su defecto, en cualquier otro donde nuestros caminos se cruzen.

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Ana María

Mamá, bloguera y emprendedora por sorpresa con alma inquieta. El diseño es mi pasión y la redes sociales mi hábitat preferida. Mi misión: ayudar a otros bloggers a crear su proyecto online de una manera creativa, personalizada y profesional.

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