Hola, soy Carmen Barón de Flecos Sueltos, y este mes voy a hablaros de dos aplicaciones móviles que me ayudan bastante a la hora de gestionar el lado administrativo de mi emprendimiento. Se trata de Genius Scan y Documents 5, que son a fecha de hoy, mis herramientas esenciales para llevar «la oficina» encima, la primera disponible tanto para iOS como Android, la segunda, lamentablemente, solo para iOS. Con ellas, llevar tu oficina contigo no será un problema.

La flexibilidad que supone trabajar por nuestra cuenta es una bendición y el objetivo de todo emprendedor. Pero que todo dependa de uno mismo puede llegar a ser a veces agotador. Una pesada losa a la hora de tener que afrontar el papel de administrativo, comercial de ventas, encargado de compras, etc…

Asumir este sinfín de roles es parte del reto de ser emprendedor. Por eso, apoyarnos en herramientas que simplifiquen los procesos es fundamental. Y si estas herramientas tienen una versión móvil para poder llevarlas siempre con nosotros, mejor que mejor.

De modo, que toda aquella persona que se lanza a la aventura de emprender su propio proyecto, tiene que ser consciente de su nuevo papel multifunción, al menos hasta que se alcance un volumen de negocio con el que nos podamos permitir delegar. Desde el momento en que decidimos promocionar un producto o servicio, hasta la hora de preparar un presupuesto y su posterior factura, debemos llevar el control de todo,  por eso más nos vale ser ordenados y tener todo bien clasificado.

¿Quieres saber cómo lo hago yo? Pues adelante, que te lo cuento 😉

Genius Scan – PDF, un scaner en tu bolsillo

Aunque en la actualidad ya hay más aplicaciones que ejercen esta función, yo sigo usando Genius Scan desde hace años cuando la descubrí en mi anterior trabajo por cuenta ajena. Y es que Genius Scan fue de las primera apps en realizar esta función de scaner en el móvil, y además ha sabido evolucionar mejorando su servicio. Existe en versión free y Pro. Para mis necesidades, la versión gratuita es bastante eficaz. Es una de esas apps, que no se usan con mucha frecuencia pero que cuando las necesitas das gracias a sus inventores de que la hayan creado, y no solo eso, sino de que la mantengan activa y mejorada.

Su función consiste en convertir una o varias fotografías realizadas con el móvil en PDF. También puedes guardarlas en JPG si deseas mantener el documento a color. La conversión a PDF es posible para guardar incluso varios folios en en un mismo archivo y con aspecto de fotocopia. Puedes digitalizar la imagen de cualquier hoja de papel e incluso adaptar sus proporciones al habitual formato Din A4 con tan solo estirar las esquinas de la previsualización del documento. Puedes renombrar el documento y archivarlo o enviarlo por mail desde la propia aplicación. Lo dicho, una oficina en el bolsillo.

Documents 5, un escritorio virtual en tu móvil

Documents 5 es un gestor de archivos y multimedia desde el que puedes organizar todo tipo de ficheros desde hojas de cálculo hasta archivos de música, video y por supuesto de tu procesador de textos.

Su compatibilidad tanto con documentos de Windows como con los diferentes programas de Apple hace de Documents 5 una app de las denominadas imprescindibles. Además cuenta  con la posibilidad de vincular -y mejor aún- de sincronizar con distintas nubes de almacenaje como Drive, Dropbox, iCloud, Onedrive o Box…

Poder crear y editar documentos en diferentes formatos desde una misma aplicación convierte a Documents 5 en una «herramienta de herramientas» en tu móvil. En ella no solo podrás almacenar sino también editar (subrayar, marcar…) y visualizar documentos e imágenes, o escuchar y ver archivos multimedia con una reproducción de alta calidad.

Un escritorio desde el que podrás disponer de los diferentes tipos de ficheros de uso más habitual, que ejerce de papel de organizador de archivos por formatos:

  • Imágenes
  • Texto
  • Hojas de cálculo
  • Sonido
  • Video

Realiza la función de gestor de tareas desde el que poder acceder también a otras aplicaciones. Puedes guardar documentos pdf en tu móvil y organizarlos por carpetas o por tipo de archivo, como si de tu ordenador o disco duro se tratara.

Frikymama_Documents_app

La posibilidad de tener tus briefings, presupuestos, facturas de clientes, o tus propios diseños o recursos… todo, en una misma app es maravilloso. A mi me ha simplificado la vida, porque tenerlo todo correctamente organizado en el móvil o tablet abre una puerta más a los freelance que aprovechamos cualquier momento para adelantar trabajo o atender la petición de un cliente. No sé tu, pero yo cuando un trabajo apremia aprovecho hasta los minutos de espera en el coche antes de recoger a la peque en el cole para hacer cualquier gestión… por eso este tipo de apps me salvan la vida 🙂

Documents 5 es perfecta. Bueno, para ser sincera no lo es hasta que no tenga disponible su versión para Android… esperemos que esté disponible pronto.

Está claro que auto emplearse es un estilo de vida, y con aplicaciones como Genius Scan y Documents 5 es posible aumentar y mejorar nuestro rendimiento. A veces llevar tu oficina contigo es esencial para desempeñar algunos aspectos de tu trabajo.

Trabajar con la oficina a cuestas es posible, gracias a que la tecnología cubre hoy -hasta sorprendernos- cada una de nuestras necesidades.

Cuéntame si conocías estas aplicaciones, pues a Ana María y a mi nos gustará conocer vuestras impresiones y vuestra experiencia emprendedora.

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Lda. en Historia del Arte. Técnico en Diseño Grafico y Community Manager. Redactora de contenidos para blogs. Aficionada a la fotografía, siempre con la cámara a cuestas y en continuo aprendizaje.

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