De nuevo aparezco en el blog de Frikymama para hablarte de una herramienta de las que hacen más sencillo el día a día de un emprendedor. Se trata de Todoist, una aplicación que te ayudará a llevar el control y gestión de proyectos, si eres de las que -como yo- no paran de inventar cosas para poner en marcha.

La gestión del tiempo y la productividad son motivo de preocupación de todos los que llevamos adelante nuestra propia actividad.

Si queremos ganarnos la vida y que no nos pille el toro a final de mes, mientras más proyectos saquemos adelante, mejor para nosotros… y esto solo requiere tener muy presente un solo factor: el orden.

Por eso, no solo es recomendable, sino casi obligatorio que te plantees implantar el uso de algunas herramientas que te faciliten la organización de tus tareas. Porque no todo es papel y boli en esta vida… y te lo dice una fan de las libretas bonitas.

Gestión de proyectos, organizador y libreta de notas todo en uno

Pongámonos en situación.

Emprender un negocio digital requiere llevar un meditado control de cada una de las fases a aplicar en las estrategias llevadas a cabo para promocionar el producto o servicio que vendemos.

Por ponerte un ejemplo, aquí abajo te enumero tres de ellas que a la vez, pueden desgranarse como un árbol en un montón de tareas más:

  • La planificación de contenidos del blog.
  • La elaboración de los flujos de trabajo de tus campañas de email marketing
  • Las acciones a seguir en las distintas redes sociales…

Si además te dedicas al marketing digital, como es mi caso, y junto a tu propio negocio, tienes que organizar los calendarios de tus clientes, me entenderás muy bien y sabrás que toda ayuda es poca…

Pero, seas del sector que seas, trazar la organización de tus tareas, y de la promoción de tu actividad, es es primer paso para no perder el rumbo.

En mi caso, que mi cabeza es un no parar de generar ideas (me sobran proyectos y me falta tiempo), acumulo varias agendas, organizadores y libretas de diferentes tamaños y formatos, en los que voy acumulando notas.

Tener un lugar en el que concentrar esas ideas es fundamental.

Por eso no he parado hasta encontrar una herramienta que combine la utilidad de las checklist, o de las que se basan en el sistema de tarjetas móviles como Trello, (otra buena herramienta de productividad que os recomiendo y de la que ya os hablé en este blog hace tiempo), con la versatilidad de una libreta de las de toda la vida.

La herramienta más completa para gestión de proyectos

gestion_proyectos-Todoist

Todoist cumple con mis expectativas de agrupar en una misma herramienta las checkllist, con otros apartados para hacer anotaciones de forma más amplia y flexible.

Además contiene la posibilidad de emitir avisos que se pueden repetir cada cierto número de días o en fechas concretas. De tal forma que puedes visualizar tus apuntes organizados por fechas para ver la evolución de la organización de tus tareas.

Desde un menú lateral puedes ir agregando proyectos.

En cada proyecto puedes añadir tantas anotaciones como necesites, y puedes extenderte en el texto ampliamente.

Esas anotaciones pueden ser marcadas con una fecha de vencimiento y puedes guardarlas en el proyecto que corresponda. Cuando la finalices, es marcada como completada y la aplicación -muy motivadora ella- te felicitará por haber hecho tu trabajo 🙂

Además puedes recuperar estas tareas completadas y volver a editarlas si lo necesitas desde el submenú que se extiende al pulsar los puntos suspensivos del menú superior. Lo cual es muy práctico en el caso de tareas repetitivos.

Dentro de cada proyecto que crees en Todoist existe un submenú a la derecha de la interfaz:

Desde este nuevo menú tienes la opción de compartir este proyecto con otros usuarios de la aplicación a los que puedes invitar sencillamente escribiéndoles directamente su correo electrónico o desde tu agenda de contactos si estás usando la aplicación desde el móvil.

Puedes ver las tareas pendientes para el día, o en los próximos días.

Y todo esto en la versión gratuiita. Imagino que la versión premium será la repanocha. Pero para mis necesidades y ritmo, con la version free me es suficiente.

A mi parecer es la herramienta ideal para la organización, planificación y gestión por proyectos.

La herramienta está tan orientada a mejorar tu productividad,  y por ello cuenta con un sistema de puntuación denominado Karma, que te va valorando según vayas llevando a cabo el cumplimiento de tus tareas. No es que este karma tenga que condicionarnos, pues la herramienta te da la flexibilidad de adaptar cada proyecto a su ritmo. Pero entiendo que para conseguir objetivos con una fecha limite, es de lo más motivador ir viendo cómo sube la puntuación de tu karma a juicio de la app.

Es posible ajustar el ritmo de cada proyecto a la realidad del calendario ya que el sistema cuenta con un «modo vacaciones» y también puedes marcar los días de la semana que no trabajas para que tu karma no se vea afectado. Ideal.

Espero que os sirva esta herramienta que -hasta hoy -es la más completa que he encontrado en su versión gratuita de entre todas las aplicaciones que conozco de productividad.

Está disponible para iOS y Android, y en versión web que puedes sincronizar en todos tus terminales.

Yo la tengo en tres dispositivos para que todo esté bajo control en mi gestión de proyectos.

En serio, ha habido un antes y un después en mi organización de tareas gracias a Todoist.

Dejadme vuestras dudas y comentarios, y estaré encantada de contestarlos si está en mi mano.

¡Qué seáis productivos!

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Lda. en Historia del Arte. Técnico en Diseño Grafico y Community Manager. Redactora de contenidos para blogs. Aficionada a la fotografía, siempre con la cámara a cuestas y en continuo aprendizaje.

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